ماذا نعني بإدارة الوقت ؟Essam el Banhawy for training and Human Development للادارة والتدريب والتنمية البشرية

ماذا نعني بإدارة الوقت ؟

  نعني بإدارة الوقت

 

هي الطرق والوسائل التي تعين المرء على الاستفادة القصوى من وقته في تحقيق أهدافه وخلق التوازن في حياته ما بين الواجبات والرغبات والاهداف.

ظهر الاهتمام بالوقت في أوائل القرن  العشرين، وبنهاية الخمسينات بدأ التركيز على إدارة الوقت، وبدأ علماء الإدارة والاجتماع تناوله في  أبحاثهم  وكتاباتهم ومقالاتهم، وزاد الاهتمام بموضوع إدارة الوقت بشكل كبير مع التطورات التي  حدثت في مختلف المجالات لأنه ما من حركة تؤدى إلا ضمن وقت محدد ،وما من عمل يؤدى إلا وأخذ الوقت في الحسبان.  فيا ترى ما ذا تعني إدارة الوقت ؟
 

...

والاستفادة من الوقت هي التي تحدد الفارق ما بين الناجحين والفاشلين في هذه الحياة، إذ أن السمة المشتركة بين كل الناجحين هو قدرتهم على موازنة ما بين الأهداف التي يرغبون في تحقيقها والواجبات اللازمة عليهم تجاه عدة علاقات، وهذه الموازنة تأتي من خلال إدارتهم لذواتهم، وهذه الإدارة للذات تحتاج قبل كل شيء إلى أهداف ورسالة تسير على هداها، إذ لا حاجة إلى تنظيم الوقت او إدارة الذات بدون أهداف يضعها المرء لحياته،

 

 لأن....الوقت من السلع الفريدة التي أعطيت بالتساوي لكل الناس بغض النظر عن السن أو الموقع، والوقت يسير بسرعة محددة وثابتة ويبدو أنه لا يوجد شخص على البسيطة قادر علمي إنجاز أعماله في الوقت الذي يريده. ولأننا لا نملك أبدأ أن نخلق وقتا أكثر مما أتيح لنا فعلينا حسن استغلاله والمحافظة عليه ومهما كثرت الموجودات المالية لدى المؤسسات في كشوفات معينة ومهما كبر حجمها إلا أنها مهما امتلكت فإنه ينقصها الوقت الذي لا يعوض والذي لا يظهر كبند من البنود في الكشوفات لدى أي مؤسسة تنظيمية وقد يكون على المستوى الفردي على حد سواء. ويجب أن يحظى الوقت بالرقابة الشديدة كما هو الحال لممتلكاتنا الخاصة والعامة•

   إن إدارة الوقت توضح للقارئ وتبصره عن الصفات والعادات الإنسانية التي  يجب أن يتعامل معها في حياته الخاصة وفي الإدارة على أنها مرادفة للتنظيم والترتيب واجراءات العمل اليومية المبرمجة وكل هذه العناصر لها فاعلية كبيرة إلا أن إدارة الوقت اشد تعقيدا فهى حالة نفسية تفرض على الإنسان مدى استعداده بالالتزام وإعادة ترتيب الأولويات وطبيعة العمل.

   فإذا لم تستطع إدارة الوقت فلن تستطيع إدارة شيء آخر ولا بد أن تخلق بيئة إدارية جيدة تزيد من الإنتاجية والأداء العام والتي من خلالها نستطيع تحسين المعنويات ورفع كفاءة العاملين وجعلهم أكثر رضى بالطريقة التي يديرون بها أوقاتهم.

 يختلف تعريف الوقت من شخص لآخر وفقا لاختلاف نظرة الفرد وطبيعة عمله والظروف التي يعيشها ،فمنهم من يرى الوقت يفلت منه دون أن ينجز ما يريد ، ومنهم من يراه بطيئا، ومنهم من يراه طويلا أو ثقيلا •كما يختلف الأفراد في نظرتهم  للماضي و الحاضر و المستقبل فمنهم من يرى الماضي كأيام خوالي لن تتكرر، وعلى النقيض من ذلك  هناك من يرى المستقبل مليء بالفرص والتحديات، ونوع ثالث يعيش يومه لا يفكر في الماضي ولا يهمه المستقبل.

وقد ورد معنى الوقت في المعجم الوسيط بأنه مقدار من الزمن قدر لأمر ما • فالعبرة ليست في إنفاق الوقت بل في استثماره، ومن هذا نستطيع القول بأن الوقت ليس هو المشكلة وإنما المشكلة تكمن في كيفية استثمار واستغلال الوقت المتاح لنا • فالجميع متساوون من حيث كمية الوقت المتاح ولكن الاختلاف في كيفية استخدامه وإدارته، فهو يمر وينتهي  من دون أن نستطيع إيقافه أو استرداده فإذا لن نستطيع إدارته بشكل فعال فلن نستطيع إدارة أي شيء آخر •

والعلاقة بين الوقت والإدارة وثيقة وقوية فالإدارة تركز على الاستغلال الأمثل للموارد المتاحة لتحقيق  الأهداف المحددة في مدة زمنية محدده •

ونظرا لأنه لمن الصعب إيجاد تعريف محدد للوقت خاصة في مجال الإدارة قد تم الاستعانة بالتعاريف التالية:

□    القدرة على إدارة الوقت بكفاءة وفعالية.

□    القدرة على إنجاز الأعمال خلال وقت الدوام الرسمي.

□    الاختيار الصحيح والتخطيط والترتيب والتنظيم للأعمال بما    يحقق الهدف    المنشود.

□    هي مهارة الفرد في السيطرة على الوقت المتاح للعمل في    ظل    المعوقات الخارجية.

   وبما أن للوقت كل هذه الأهمية كمورد من موارد الإدارة فإن إدارة الوقت تختلف عن إدارة هذه الموارد وقد بين ذلك (دراكر ) بقوله: إن إدارة الوقت تعني  إدارة  الذات لأن من يستطيع إدارة ذاته يستطيع إدارة وقت الآخرين. إن  الهدف  من استخدام الوقت في تحقيق الأهداف أن نعمل بطريقة أذكى وجهد أقل.

خصائص الوقت:

 من البديهي  أن الوقت معروف للكل، إلا أنه من خلاله تأمل سيرالحياة ومطالعة الأحداث التاريخية وما قيل عن الوقت  نلاحظ أن الوقت يتميز بمجموعة من الخصائص التي يمكن ابرازها في النقاط التالية : 

1.  يرى العلماء منذ القدم أن الوقت يمر بسرعة محددة وثابتة.
2. أنه يتحرك بموجب نظام معين ومحكم لا يمكن تغييره  أو إيقافه أو إعادة تنظيمه. 
3. الوقت لا ينتظر أحد فإما أن تستثمره أو تدعه يمر بدون فائدة.
4. أنه وقت محدد ملك الجميع بالتساوي، ولا يستطيع أحد زيادته.
5. لا يكلفنا قدر من المال، لكن إضاعته قد تكلفنا الكثير.
6.  من يسيء استخدام وقته يهدر وقت الآخرين أيضا.
7.  أنه لا يمكن إيقافه أو تراكمه أو تغييره أو إحلاله. 
8.  لا بمكن استلافه أو ادخاره أو سرقته.
9. لا بمكن شراؤه أو بيعه أو تأجيره أو استعارته  
10.   أو مضاعفته أو تصنيعه أو توفيره.
11.  أنه المتهم الأول لعدم انجاز الأعمال.

وبما أن للوقت كل هذه الخصوصية وهذه    الأهمية    كمورد    من موارد الإدارة فإن إدارة الوقت تختلف عن إدارة هذه الموارد لأن ما مضى منه وانقضى لا يمكن إرجاعه أو تعويضه.

أهمية تخطيط الوقتThe importance of time planning

إن العمل بدون خطه يصبح ضربا من العبث وضياع الوقت سدى , إذ تعم الفوضى والارتجاليه ويصبح الوصول إلى الهدف بعيد المنال , وتبرز أهمية التخطيط أيضا في توقعاته للمستقبل وما قد يحمله من مفاجآت وتقلبات حيث ان الاهداف التي يراد الوصول إليها هي أهداف مستقبليه أي أن تحقيقها يتم خلال فتره زمنيه محدده قد تطول وقد تقصر , مما يفرض على الإنسان في حياته وعلى المسئول وعلى رجل الإداره عمل الافتراضات اللازمه لما قد يكون عليه هذا المستقبل وتكوين فكره عن ما سيكون عليه الوضع عند البدء في تنفيذ الأهداف وخلال مراحل التنفيذ المختلفه .وإذا لم نعرف مانريد فلن نتمكن من وضع الخطط التي ستوصلنا إلى تحقيق الأهداف , كما يستمد تخطيط الوقت أهميته من حقيقة أساسيه هي ان المهام والأنشطه كثيره , وأن  هناك أشياء لا بد من القيام بها دائما , وبالتالي يأتي الوقت المحدد لما يجب أن يعمل وما لا يعمل.

 ويمكن تلخيص أهمية تخطيط الوقت في النقاط التاليه :

1- وضوح الرؤيا وتحديد الأهداف 2- تقليل المخاطر المتوقعه , وتجنب الفرد للمفاجآت 
3- تحقيق الأولويات بما يتفق مع الاحتياجات 
4- السيطره على مشاكل التنفيذ من خلال التعرف على العقبات أو المشكلات المتوقعه . 
5- ضمان التعرف والاستخدام الأمثل للموارد والإمكانيات المتاحه . 
6- التقليل من اتخاذ القرارات الأعتباطيه والشخصيه المتسرعه . 
7- توفر الأمن والراحه والرضا النفسي 
8- تمكين الشخص من رؤية الصورة الإجماليه والمتكامله لوضعه 9- ما يتحقق للفرد من نتائج إيجابيه تدفعه إلى مزيد من التطور في مجال إدارة الوقت 

كسب الوقت عملية سهله لا تتطلب منا إلا التخطيط الجيد , إلا ان هناك العديد من الأسباب التي تجعلنا لا نخطط لإدارة وقتنا بشكل فاعل من أبرزها مايلي :

- الاعتقاد الخاطئ بأن التخطيط خاص بالمنظمات ورجال الأعمال وليس بالأفراد . 
- تعود الكثير على عدم التخطيط منذ الصغر 
- عدم وجود القدوه حيث ينشأ الإنسان في بيئه لا يرى فيها من يخطط امامه أو تشجيعه على اكتساب مهارة التخطيط . 
- الرغبه في التحرر من الالتزامات التي يتطلبها التخطيط 
- عدم الثقه في النفس وقدرتها على التخطيط للوقت 
- الافتقار إلى معرفة التخطيط ووضع الخطط 
- الظن الخاطئ بأن التخطيط يحتاج إلى وقت ثمين , وهذا الوقت من الأفضل الاستفاده منه في إنجاز الأعمال والمهام في مواعيدها . - الاعتماد على الظنون لا على الحقائق مما يلغي التخطيط وأهميته 

على كل فرد أومدير في أي مستوى إداري أن يهتم بأمر التخطيط للوقت , وأن يجعل من إدارة الوقت عاده يمارسها بشكل يومي , وهذا يتطلب منه العمل وفقا للأمور التاليه :

أولا : تحديد وكتابة الأهداف , وتحديد الأولويات . 
ثانيا : كتابة قائمة واضحه ومستوفيه لجميع الأنشطه والأعمال والمشاريع التي سوف يباشرها خلال الأسابيع القادمه . 
ثالثا : جدولة الوقت يوميا , ووضع حدود للوقت الذي يجب أن يخصص لكل نشاط 
رابعا : المهام الجديده تجدول حسب أهميتها 
خامسا : التعود على عادات عمل ايجابيه كاستغلال الساعه الأولى من العمل اليومي أفضل استغلال ممكن , واتباع الإستراتيجيات التي تساعد في التخلص من مضيعات الوقت أو التخفيف من حدتها ما أمكن .

إدارة الوقت وأهميته في الاسلام    The importance of time planning

أولا : الوقت في القرآن الكريم

لقد نبه القرآن الكريم في كثير من آياته وفي كثير من الصيغ المختلفه ومنها : الدهر والحين والآن والآجل والآمد والسرمد والعصر ................. وغيرها من الألفاظ التي تدل على مصطلح الوقت والتي لها علاقة بالعمل وتنظيمة وبعضها له علاقة بالإدارة والبعض الآخر له علاقة بالكون والخلق والبعض الآخر يرتبط بعلاقة الإنسان بربة من حيث العقيده والعباده
ويمكن ملاحظة أهمية الوقت في القرآن الكريم والسنه المطهره من خلال الآتي : 

1- الوقت من أصول النعم

بين القرآن الكريم أن نعم الله على العباد كثيرة لا تحصى قال تعالى : ( إن تعدوا نعمة الله لا تحصوها ) 
لذا نجد ان أجل وأعظم النعم التي انعم الله بها على عباده هي نعمة الوقت والتي هي من أصول النعم حيث إن الوقت هو عمر الحياه وميدان وجود الإنسان ولقد وصف الله سبحانه وتعالى نفسه بأنه مالك الزمان والمكان حيث قال : ( وله ما سكن في الليل والنهار وهو السميع العليم ) صدق الله العظيم .

 

2- القسم بالوقت

حيث أقسم الله بالوقت في مواطن كثيرة ومن ذلك قوله تعالي : 
( والعصر إن الإنسان لفي خصر ) 
( والليل إذا يغشى والنهار إذا تجلى ) حيث نلاحظ من الآيات السابقه أن الله سبحانه وتعالى اقسم بالوقت ممثلا في بعض أجزائه والليل ضد النهار والضحى مابين الغد والزوال .

 

3- ارتباط الوقت بالغاية من الخلق

لقد خلق الله الوقت لغاية نبيله وهدف سام وهو عبادة الله وإعمار الأرض حيث قال تعالي : ( وما خلقت الجن والإنس إلا ليعبدون ) ( وهو الذي جعلكم خلائف في الأرض ) 

ولقد ارتبطت العبادات بمواعيد واوقات محدده مما يرفع من اهمية الوقت في حياة المسلم , قال تعالى ) إن الصلاة كانت على المؤمنين كتابا موقوتا ) . 

وهذا دليل على ترتيب وقت المسلم في كل صلاة مع ضرورة المحافظة علية مما يدل على ان الإسلام قد تنبه إلى أهمية الوقت قبل النظaريات الحديثه التي أتى بها علماء الإدارة المحدثون . 

4- الوقت وتعاقب الأهلة

أرتبط التقويم الاسلامي بالأشهر القمريه والتي تبدأ من ظهور الهلال إلى أن تنتهي باختفائة ليعلن ميلاد شهر جديد حيث قال تعالى ( يسألونك عن الأهله قل هي مواقيت للناس والحج ) , أي انه يعرف من خلالها موعد الصلاه والصيام والإفطار والحج , فهي مواقيت دقيقه يستعين بها الناس لتيسير أمور حياتهم بدقه متناهية

. 

ثانيا : الوقت في سنة الرسول (ص)

لقد حظي الوقت بنصيب وافر في سنة الرسول علية الصلاه والسلام بما نقل عنه من الأقوال والأفعال مما يدل على عناية الرسول (ص) بالوقت وضرورة المحافطة عليه ويمكن تتبع ذلك من خلال الآتي : 

1- الوقت نعمة عظيمه

لقد اكدت سنة الرسول صلى الله علية وسلم ما جاء بالقرأن الكريم على اهمية الوقت وان الوقت من نعم الله وانهم مأمورون بالمحافظة عليه مسؤولون عنه فعن ابن عباس رضي الله عنه قال : 
قال رسول الله (ص) ( نعمتان مغبون فيهما كثير من الناس الصحه والفراغ ) . فقد يكون الانسان صحيحا ولا يكون متفرغا لشغله بالمعاش وقد يكون مستغنيا ولا يكون صحيحا , ومعنى ذلك أنه لا بد من الأستثمار الأمثل للفراغ والذي يحقق فيه مصلحته من خلال هذا الاستثمار الأمثل . 

2- الوقت مسئولية كبرى

إن الوقت امانه عند المسلم فهو مسئول عنه يوم القيامه وتؤكد السنه المطهرة هذه المسئولية من خلال أربعة أسئلة سيسألها العبد يوم القيامه منها سؤالان يخصان الوقت ففي الحديث عن النبي (ص) أنه قال ( لا تزول قدم عبد يوم القيامه حتى يسأل عن أربع , عن عمرة فيما افناه , وعن شبابه فيما ابلاه , وعن ماله من أين اكتسبه وفيم انفقه , وعن علمه ماذا عمل به . 

3- الوقت وعاء للعباده

ان المتأمل للصلاه والزكاه والحج ونحوها يجد انها عبادات محدده بأوقات معينه لا يجوز تأخيرها وبعضها لا يقبل إذا أدى في غير وقته حيث ان لها صله وثيقه بالوقت الذي هو عبارة عن وعاء أو ظرف تؤدى فيه حيث حث الرسول (ص) على اداء العبادات في وقتها حيث قال حين سئل أي الأعمال أفضل , قال الصلاة لوقتها , وكان يقول عن هلال رمضان ( صوموا لرؤيته و أفطروا لرؤيته , وهذا الدليل الأكبر على اهمية الوقت في دخول الصوم وخروجه . 

4- الوقت في أفعال الرسول ( ص)

كان رسول الله من اشد الناس حرصا على الالتزام بالوقت حيث كان يمضي وقته فيما يرضي الله وفيما يصلح فيها نفسه وإعماره بالعبادة والطاعة ويقول علي كرم الله وجهة واصفا فيها حال الرسول (ص) بأنه ( كان إذا آوى إلى منزلة جزأ دخوله ثلاثه اجزاء جزء لله وجزء لأهله وجزء لنفسه وجزء جزأه بينه وبين الناس . 

5- تنظيم الوقت وتقسيمة

حث نبي الهدى على الاهتمام بالوقت وتنظيمه وتوجيهه لمعالي الأمور في الحياه الخاصه والعامه , وقد روي عبدالله بن عمر بن العاص (رضي الله عنه ) أنه دخل على رسول الله صلى الله عليه وسلم وقال ( ألم أخبرك أنك تقوم الليل وتصوم النهار قلت بلى قال فلا تفعل قم ونم وصم وافطر فإن لجسدك عليك حقا وإن لزورك عليك حقا وإن لزوجك عليك حقا ).
لذا نستدل من هذا الحدث أن هناك موازنه في حياه المسلم لوقته ومن الأولى للمسلم أن لا يحل بهذه الموازنه وبأن يوزع وقته دون إخلال حيث يوزع الوقت بينهما قدر المستطاع .

 

6- الحث على اغتنام الوقت والتحذير من إضاعته :

لقد حرص الرسول على اغتنام الوقت واستثمارة والاستثمار الأمثل واغتنام الفرص لاستغلالها دون إضاعة مما يدل على ذلك حديث ابن عباس رضي الله عنه قال : قال رسول الله صلى الله عليه وسلم لرجل وهو يعظه اغتنم خمسا قبل خمس شبابك قبل هرمك , وصحتك قبل سقمك , وغناك قبل فقرك , وفراغك قبل شغلك وحياتك قبل موتك ) , فلقد لخص الرسول علية الصلاة والسلام في هذا الحديث أهمية الوقت وضرورة استثماره والمبادرة في ذلك واغتنام كل الفرص المتاحه لاستغلاله وحذر من معوقاته في كلمات خمس وجيزه